Huishoudelijk reglement

1. Dit is het reglement als bedoeld in artikel 17 van de verenigingsstatuten. Het reglement dient als aanvulling op de statuten van de vereniging.
2. Toerclub Vlijmen wordt in dit reglement aangeduid met “Toerclub” en kiest als verblijfplaats het woonadres van de secretaris.
3. De Toerclub treedt op als vertegenwoordiger van de leden op het gebied van de fietstoersport in de ruimste zin van het woord.

Artikel 2: De algemene ledenvergadering

1. Tijd en plaats van de vergadering worden door het bestuur ten minste drie weken voor de datum vastgesteld en meegedeeld aan de leden. De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering.
2. Door leden ingediende agendapunten voor een algemene ledenvergadering dienen uiterlijk 2 weken voor de datum waarop de vergadering zal worden gehouden in het bezit te zijn van de secretaris van de Toerclub.
3. Op voorstel van de voorzitter kan de ledenvergadering, in geval van dringende omstandigheden ter handhaving van de orde van de vergadering, een lid / spreker de toegang tot de vergadering gedurende een bepaalde periode verbieden.
4. Van de vergadering wordt door de secretaris (of zijn vervanger) een verslag gemaakt, dat bij de eerstvolgende vergadering aan het oordeel van de leden wordt voorgelegd, en na goedkeuring, wordt vastgesteld.
5. Ieder aanwezig lid kan over een aan de orde gesteld onderwerp een motie (een korte gemotiveerde verklaring, waarin een oordeel of wens wordt uitgesproken) of wijzigingsvoorstel indienen. De ledenvergadering beslist of een motie of wijzigingsvoorstel, in dezelfde of een volgende vergadering, in behandeling wordt genomen.
6. Een motie van wantrouwen, ingediend tegen het bestuur of tegen een van de bestuursleden, dient door ten minste 5 leden te worden ingediend. Over een motie van wantrouwen wordt onmiddellijk beraadslaagd en besloten.
7. Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 15 van de statuten wordt vanuit de algemene ledenvergadering een “kascommissie” benoemd, bestaande uit ten minste 2 leden. De leden zijn voor maximaal 2 aaneengesloten verenigingsjaren benoembaar. Het is de taak van de kascommissie na te gaan of de uitgaven en inkomsten van de Toerclub gedaan zijn in overeenstemming met de doelstelling van de vereniging en te controleren of de financiële administratie een getrouwe weergave is van de werkelijke inkomsten en uitgaven. De ledenvergadering besluit om de penningmeester voor het betreffende verenigingsjaar wel of geen decharge te verlenen.

Artikel 3: Het bestuur

1. Met inachtneming van de statuten, behoren tot de taken van het bestuur:
   1. de voorbereiding en uitvoering van besluiten van de algemene ledenvergadering;
   2. het nemen van alle maatregelen die nodig zijn in het belang van de Toerclub en haar leden;
   3. het dagelijks bestuur en het dagelijks beheer van de geldmiddelen;
   4. het toezicht op de naleving van het bepaalde in de statuten en het huishoudelijk reglement van de Toerclub.
   5. Het bestuur is voor de uitoefening van de haar toegewezen taken verantwoording verschuldigd aan de algemene ledenvergadering.
2. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee andere bestuursleden dit noodzakelijk achten. In de vergaderingen van het bestuur heeft elk bestuurslid één stem en worden besluiten genomen met gewone meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. De bestuursleden verdelen onderling de taken met inachtneming van het bepaalde in artikel 9 en 10 van de statuten. Deze taakverdeling wordt aan de leden bekend gemaakt.
3. De leden van het bestuur hebben het recht tot het bijwonen van alle vergaderingen van de benoemde commissies

Artikel 4: De voorzitter

1. De voorzitter is, naast, wat hem elders is opgedragen, belast met het leiden van de bestuurs- en ledenvergaderingen.
2. Hij is namens het bestuur belast met de algehele leiding van de vereniging. Hij is in dit verband de eerstverantwoordelijke voor de procesgang (tijdigheid en kwaliteit) van de door het bestuur en de ledenvergadering te nemen besluiten.
3. Hij vertegenwoordigt de Toerclub naar buiten bij officiële gelegenheden.
4. Hij coördineert de verschillende bestuurs- en commissietaken en stimuleert de bestuurs-en commissieleden in de uitvoering van hun taak.
5. Stelt in overleg met de overige bestuursleden de agenda van de bestuurs- en ledenvergadering vast.

Artikel 5: De secretaris / het secretariaat

1. Hij maakt een verslag op van de bestuurs- en ledenvergaderingen.
2. In overleg met het bestuur stelt hij de agenda op voor de algemene ledenvergadering, en verzorgt de uitnodigingen aan de leden.
3. Hij verricht verder alle werkzaamheden die tot de functie van de secretaris behoren zoals het voeren van de ledenadministratie, aanvragen van vergunningen en het voeren van overige correspondentie. Het onderhouden van externe contacten over deze zaken behoort eveneens tot zijn taak.

Artikel 6: De penningmeester

1. De penningmeester beheert en registreert de inkomsten en uitgaven van de vereniging. Binnen een maand na afloop van het verenigingsjaar (is gelijk aan een kalenderjaar) maakt hij over het afgelopen jaar een jaarrekening en een balans op, evenals een begroting voor het volgende verenigingsjaar.
   Gedurende het verenigingsjaar informeert de penningmeester het bestuur over de financiële stand van zaken.
2. Alle ingekomen rekeningen van derden en declaraties van bestuurs- en commissieleden en overige leden vanwege uitgaven ten laste van de Toerclub, dienen binnen 2 weken nadat de rekeningen zijn ontvangen dan wel de uitgaven zijn gedaan, voorzien van deugdelijke bewijsstukken, bij de penningmeester te worden ingediend. Hij zorgt voor de verdere financiële afwikkeling.
3. De penningmeester is verantwoordelijk voor de nakoming van de afspraken van gesloten sponsorcontracten, voor zover deze op zijn werkterrein liggen.

Artikel 7: Bestuursleden algemeen / specifieke taken / commissies

1. Bestuursleden kunnen worden belast met specifieke taken zoals de voorbereiding en uitvoering van (onderdelen van) evenementen zoals de veldtoertocht, “public relations” en sponsoring, het opstellen van het jaarlijkse toerfietsprogramma en de voorbereiding van de jaarlijkse feestdag.
2. Het bestuur heeft de mogelijkheid om voor specifieke taken als bedoeld in het eerste lid, een of meer al dan niet permanente commissies in te stellen. Het bestuur kan een of meerdere bestuursleden in een commissie afvaardigen. Iedere commissie is voor de voorbereiding en uitvoering van haar opgedragen taken verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
   De Toerclub kent naast de kascommissie de volgende commissies:
   1. Toertochtencommissie
      1. Stelt in overleg met het bestuur de (jaarlijkse)agenda van de te rijden toertochten vast.
      2. Houdt contact met de leden om te trachten de agenda zo veel mogelijk naar de wensen van de leden samen te stellen.
      3. Stimuleert de leden tot het maken en organiseren van clubtochten.
   2. Evenementencommissie
      1. Stelt, in overleg met het bestuur, de data en soort van activiteiten van de door haar te organiseren evenementen vast, w.o. de z.g. verjaardag.
   3. Veldtoertochtcommissie
      1. Organiseert, in overleg met het bestuur, de jaarlijkse veldtoertocht.
3. Het bestuurslid belast met de portefeuille “public relations en sponsoring” bevordert de naamsbekendheid van de Toerclub, in het bijzonder voor wat betreft de organisatie van de jaarlijkse veldtoertocht. Hij onderhoudt de contacten met (potentiële) sponsors, en zet zich hierbij in voor continuïteit in de relatie met de (potentiële) sponsors.

Artikel 8: De leden

Leden kunnen zijn:

1. Actieve leden:
   Men kan actief lid worden vanaf een leeftijd van 16 jaar.
2. Niet actieve (steunende) leden:
   Dit zijn niet fietsende leden van de Toerclub, die nog wel lid willen blijven. Ze kunnen wel deelnemen aan alle andere activiteiten van de club, en blijven op die manier bij de club betrokken. Omdat ze niet fietsen ontvangen ze geen clubkleding, en worden niet als lid bij de NTFU aangemeld. De contributie wordt vastgesteld op 50% van de geldende contributie.
3. Individuele leden:
   Dit zijn wel actieve fietsers, die echter geen deel uit willen maken van het verenigingsleven. Zij kunnen niet deelnemen aan verenigingsactiviteiten en ontvangen ook geen clubkleding. Zij worden wel als lid bij de NTFU aangemeld. De contributie is gelijk aan die van actieve leden.
4. Leden van verdienste:
   Het bestuur kan leden van de Toerclub voordragen als lid van verdienste vanwege bijzondere verdiensten voor de Toerclub.
5. Ereleden:
   Het bestuur kan leden van de Toerclub voordragen voor het erelidmaatschap vanwege uitzonderlijke verdiensten.

Artikel 9: Het lidmaatschap

1. Het lidmaatschap wordt verkregen door schriftelijke aanmelding bij het secretariaat via de op het moment van aanmelding geldende formulieren.
   In bijzondere gevallen beslist het bestuur over het al dan niet honoreren van de aanvraag van het lidmaatschap.
2. Aspirant-leden kunnen voor de duur van één maand een kosteloos proeflidmaatschap aanvragen, om op deze manier kennis te maken met de club. Hiervoor wordt een NTFU-Introducé-verzekering afgesloten. Binnen die maand dient de introducé te beslissen over een definitief lidmaatschap.
3. De leden zijn verplicht de statuten, reglementen en bestuursbesluiten na te leven en de belangen van de Toerclub en van de fietssport niet te schaden.
   Wanneer het vermoeden bestaat dat een lid gehandeld heeft in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de Toerclub, verstrekt hij het bestuur de door haar gevraagde inlichtingen.
4. De Toerclub is voor de dekking van haar uitgaven, voor een belangrijk deel afhankelijk van inkomsten uit door de Toerclub georganiseerde acties en evenementen. Daarom dienen de leden, met uitzondering van de individuele leden, zich 1 tot 2 dagdelen per jaar in te zetten voor deze evenementen. De leden worden door het bestuur hierover aangesproken.
5. De leden dienen te zorgen voor automatisch incasso van de verschuldigde contributie. De overige financiële verplichtingen dienen, in principe, ook via een machtiging voor een automatisch incasso, te worden voldaan. In uitzonderlijke gevallen kan het bestuur uitstel van betaling verlenen. Bij niet tijdig betaling zal een aanmaning volgen. Als hieraan geen gevolg wordt gegeven, wordt betrokkene bericht dat hij, indien niet binnen veertien dagen na dagtekening van het schrijven het verschuldigde bedrag is voldaan, als lid wordt geroyeerd. Het royement van het lidmaatschap wordt opgeheven wanneer betrokkene aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan.

Artikel 10: Kleding

1. De actieve leden zijn verplicht om de clubtochten op zaterdag en zon- en feestdagen en tochten die op de clubkalender staan te rijden in de clubkleding en met helm.
2. Clubtochten zijn de wekelijkse tochten die verreden worden op zaterdag en zon- en feestdagen, aangevuld met ritten op andere dagen die in het toerprogramma zijn opgenomen.
3. Nieuwe leden dienen de dan geldende wielerkleding van de Toerclub aan te schaffen.
4. Bij aanschaf van kleding tegen gereduceerde prijzen betalen nieuwe leden een extra bedrag (minimaal de jaarlijkse contributie van twee jaar) ter grootte van een door het bestuur nader vast te stellen bedrag. Dit extra bedrag wordt bij continuering van het lidmaatschap verrekend met de verschuldigde contributie van de desbetreffende jaren.

Dit huishoudelijk reglement wordt vastgestelde door de algemene ledenvergadering van Toerclub Vlijmen in februari 2016.